Immer mehr Unternehmen organisieren Veranstaltungen für ihre Angestellten, Mitarbeiter und Partner. Dies hat den Zweck, die Truppen zu ermutigen und die Teams zusammenzuschweißen, während sie gleichzeitig die Möglichkeit haben, durchzuatmen und ein wenig abzuschalten. Diese organisierten Tage oder Wochenenden sind ein großer Trumpf, der die Produktivität einer Organisation ankurbeln kann. Damit ein Seminar jedoch erfolgreich ist und Sie wirklich davon profitieren können, darf die Organisation nicht dem Zufall überlassen werden. Zwischen Arbeitszeiten, Aktivitäten, der Wahl des Ortes sowie der Verwaltung des Budgets für Essen und Trinken... weiß man oft nicht, wo man anfangen soll! Folgen Sie also unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre nächste Firmenveranstaltung so einfach wie schnell zu planen und zu organisieren.
Klar festlegen, was die Hauptziele dieser Firmenveranstaltung sind
Dies ist bei weitem der entscheidendste Schritt des ganzen Ganzen. Er ist die Grundlage von allem, denn nach ihm richten Sie Ihre Entscheidungen und den Rest Ihrer Organisation aus. Von diesem entscheidenden Schritt hängt das letzte ab.
Das Fachseminar muss in den Rahmen der Entwicklung einer Strategie des betreffenden Unternehmens passen und eine logische Antwort auf im Vorfeld festgelegte Ziele, durch die Geschäftsleitung
Das Pro-Seminar kann zum Ziel haben:
- Motivieren und den Teamzusammenhalt stärken
Es kommt vor, dass der Manager eines Teams oder der Leiter einer Firma seinen Mitarbeitern für die Qualität ihrer Arbeit danken möchte oder nach einem großen Erfolg oder auch einer freudigen Nachricht. Dann organisiert er Momente, in denen Geselligkeit, Spaß und Teamgeist im Mittelpunkt stehen. Hier sind die Ziele, zu motivieren, zu teilen und Verbindungen zu knüpfen, indem man starke Momente erlebt. Bevorzugen Sie Gruppenaktivitäten des Typs "Teamwork" und "Team Building", ebenso wie Animationen.
- Informieren, schulen oder sensibilisieren Sie die Gesamtheit
Wenn Sie gute Halbjahresergebnisse zu teilen haben und Ihre Mitarbeiter in angemessener Form darüber informieren möchten oder wenn Sie alle um ein einziges Problem versammeln wollen, um als Team daran zu arbeiten, dann müssen Sie das Programm nutzen, um "dieser Sache zu dienen". Es muss sich also um diese Ziele drehen, die Sie zuvor festgelegt haben.
Mit gut definierten Zielen lässt sich immer ein nahezu perfektes Ergebnis erzielen. In diesem Fall wird ein großer Teil des Programms zwangsläufig der Arbeit und den Besprechungen gewidmet sein, sei es im Plenum, in Form von Workshops, im Brainstorming-Modus etc. In diesem Moment wird Ihnen die Einführung spezieller digitaler Tools, die Ihre Mitarbeiter einbeziehen und ihnen die Möglichkeit geben, sich aktiv am Austausch zu beteiligen, sehr nützlich sein!
Sich ausreichend über die Teilnehmer informieren
Als symbolische Momente im Leben eines Unternehmens müssen Seminare ihren Teilnehmern ähneln. Sie müssen also ihre Profile genau untersuchen, um herauszufinden, was sie mögen, die Gruppendynamik kennen und mögliche Kommunikationsprobleme oder Spannungen antizipieren oder sogar vermeiden...
Sie müssen Ihrem Ansatz eine menschliche Dimension gegeben haben und sich gegebenenfalls vom direkten Manager der Teams briefen lassen, damit Sie ein Seminar zusammenstellen können, das für alle Beteiligten von Vorteil ist.
Das Budget festlegen, um die Wahl der Seminarorganisation richtig auszurichten
Sobald Sie den Rahmen und die Gäste haben, müssen Sie ein Budget festlegen, das Sie für das Projekt bereitstellen wollen. Je nachdem, wie viel Geld und Mittel Sie haben, um das alles zu organisieren, werden Sie sich nicht an die gleichen Aushängeschilder wenden.
Nun, da Sie die Teilnehmer kennen, können Sie sich vorstellen, was ihnen am besten gefallen würde zwischen einem Seminar in Südfrankreich in einem Luxushotel, oder einem Aufenthalt im Grünen in einem charmanten Hotel weit weg von allem oder einer historischen Reise in ein Schloss in der Nähe von Paris. Alle haben ihre eigenen Besonderheiten und erfüllen ganz bestimmte Erwartungen und Kriterien.
Die Wahl eines originellen Ortes
Richten Sie Ihre Wahl nun auf einen passenden und neuartigen Ort! Ein Hotel inmitten der Natur bietet Ihnen einen günstigen Kontext zum Nachdenken und eine gute Arbeitsumgebung, die perfekt für Pro-Seminare geeignet ist. Im Falle eines Motivationsseminars orientieren Sie sich eher an festlicheren und Event-Locations in der Nähe oder in der Stadt. Wählen Sie lebhafte Abende und suchen Sie ungewöhnliche und entrückte Orte mit Meerblick etc.
Feinabstimmung Ihres Programms
Damit Ihr Pro-Abend-Seminar ein Erfolg wird, müssen Sie die richtige Mischung aus Freizeit, Arbeitstreffen und Gruppenaktivitäten finden...
- Zeiten, die für die Arbeit aufgewendet werden
Listen Sie zunächst die Gesamtheit der Themen auf, die Sie während der Veranstaltung ansprechen werden, und wie Sie dies tun wollen. Soll dies in Form von Workshops, Reden oder spielerischen Aufgaben geschehen? Sie müssen dann nur noch eine bestimmte Zeit für die Bearbeitung jedes dieser Punkte zuweisen.
- Zeiten, die dem Feiern und den Aktivitäten gewidmet sind
Natürlich wird es auch Zeitfenster geben, die für Aktivitäten reserviert sind, die sich auf ein oder mehrere gemeinsame Themen konzentrieren. Es handelt sich also nicht nur um Teambuildings, sondern auch um Mahlzeiten- oder Buffetanimationen sowie Abendveranstaltungen. Dies ist eine Gelegenheit für die Teams, sich zu treffen und sich näher zu kommen. Diese kleinen Momente sind lebenswichtig, um den informellen Austausch zu fördern, der wiederum sich positiv auf die allgemeine Atmosphäre auswirken wird und das auf lange Sicht.
Das Programm mit Animationen beleben
Obwohl jede Besprechungszeit mithilfe zahlreicher Tools so partizipativ und involvierend wie möglich gestaltet werden sollte, müssen auch Pausenmomente geschaffen werden, in denen das Team Spaß haben kann. So werden alle die folgenden Botschaften besser speichern.
Ob am Tag oder in der Nacht, Animationen sind der Vektor der Geselligkeit. Sie hinterlassen einen bleibenden Eindruck und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter ihre Spannungen abbauen. Man muss also in der Lage sein, gute Animationen zur richtigen Zeit zu organisieren. Sich um verschiedene Spiele zu versammeln, vereint und entwickelt die Kommunikation. Mitmachspiele wie das Weincasino, Blindtests oder das Kreieren von Cocktails in Teams sind gute Ideen für einen frühen Abend. Sie können auch Künstler einbeziehen, die für die Unterhaltung der Teilnehmer zuständig sind, wie Komiker, Zauberer usw. Je nachdem, wie vertraut jeder mit neuen Technologien ist, können Sie die Aktivitäten auf kollaborative Virtual-Reality-Animationen ausrichten, die oft sehr eindringlich sind.
Mit Speisen und Getränken aufmuntern und besänftigen
Wenn es ein Element gibt, an dem nicht gespart werden sollte, dann ist es die Verpflegung! Während eines beruflichen Seminars erwartet man nämlich oft, dass man alles vor Ort vorfindet und es einem an nichts fehlt... Planen Sie also ein beträchtliches Budget für Essen und vor allem für Getränke, alkoholische und nichtalkoholische, ein, damit nicht jemand ein Auge zudrückt oder ihm das Wasser ausgeht. Denken Sie daran, stilles und kohlensäurehaltiges Wasser sowie ein paar Biere, Cidre und Rotweinflaschen für die festlichen Mahlzeiten am Abend zu bestellen.
Bewahren Sie sich eine gewisse Flexibilität
Auch wenn Sie alles richtig organisieren und nichts dem Zufall überlassen, gibt es bei solchen Projekten immer eine gewisse Unsicherheit. Akzeptieren Sie das Unerwartete, wenn es auftritt, und lernen Sie, Ihre Emotionen zu steuern, egal was passiert. Antizipieren Sie, passen Sie sich an und zeigen Sie Optimismus! Vielleicht liegt darin letztendlich der wichtigste Punkt...
