Comment organiser et réussir son séminaire professionnel en 8 points

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à organiser des événements pour leurs employés, collaborateurs et partenaires. Cela a pour but d’encourager les troupes et de souder les équipes tout en permettant de souffler et décompresser un peu. Ces journées ou weekends organisés représentent un atout majeur capable de stimuler la productivité d’une organisation. Cependant, pour qu’un séminaire soit réussi et que vous puissiez réellement en tirer profit, il ne faut pas laisser son organisation au hasard. Entre les temps de travail, les activités, le choix de l’endroit ainsi que la gestion des budgets nourriture et boissons… il y a de quoi ne plus savoir par où commencer ! Alors suivez notre guide pas à pas pour concevoir et organiser aussi facilement que rapidement ce prochain événement d’entreprise.

Déterminer clairement quels sont les objectifs principaux de cet événement professionnel

Ceci est de loin l’étape la plus cruciale de tout l’ensemble. Elle est à la base de tout puisque c’est en fonction d’elle que vous saurez comment orienter vos choix et le reste de votre organisation. C’est de cette étape clé que cette dernière dépend.

Le séminaire professionnel doit rentrer dans le cadre du déploiement d’une stratégie de l’entreprise en question et être une réponse logique à des objectifs fixés en amont, par la Direction

Le séminaire pro peut avoir pour vocation de :

• Motiver et renforcer la cohésion d’équipe

Il arrive des fois où le manager d’une équipe ou le directeur d’une boîte a envie de remercier ses employés pour la qualité de leur travail ou suite à une grande réussite ou encore une heureuse nouvelle. Il organise alors des moments centrés sur la convivialité, l’amusement et l’esprit d’équipe. Ici, les objectifs sont de motiver, partager et créer des liens en vivant des moments forts. Privilégiez les activités de groupe de type « team working » et « team building », tout comme les animations.

• Informer, former ou sensibiliser l’ensemble

Si vous avez de bons résultats semestriels à partager et que vous désirez en informer vos collaborateurs en bonne et due forme ou si vous souhaitez réunir tout le monde autour d’une seule et même problématique pour travailler dessus en équipe, il faut que vous vous serviez ensuite du programme pour « servir cette cause ». Il devra donc s’articuler autour de ces objectifs que vous aurez préalablement fixés.

Des objectifs bien définis permettent toujours d’atteindre un résultat presque parfait. Dans ce cas de figure, une partie importante du programme sera forcément consacrée au travail et réunions, quelles soient plénières, sous la forme d’ateliers, en mode brainstorming etc. À ce moment là, la mise en place d’outils digitaux spécifiques qui impliqueront vos collaborateurs en leur permettant de participer activement aux échanges vous sera bien utile !

Se renseigner suffisamment sur les participants

En tant que moments symboliques dans la vie d’une entreprise, les séminaires doivent ressembler à leurs participants. Il vous faudra donc examiner leur profil de près pour savoir ce qu’ils aiment, connaître la dynamique du groupe et anticiper voire éviter les éventuels problèmes de communication ou tensions…

Vous devez avoir donner une dimension humaine à votre approche et vous faire briefer si nécessaire par le manager direct des équipes afin d’être en mesure de mettre sur pied un séminaire qui sera bénéfique à chacun.

Définir le budget pour bien orienter ses choix d’organisation de séminaire

Une fois que vous avez le cadre et les invités, il faut que vous définissiez un budget à allouer à ce projet. En fonction de l’argent et des moyens dont vous disposez pour organiser tout cela, vous n’allez pas vous tourner vers les mêmes enseignes.

Maintenant que vous connaissez les participants, vous pouvez vous imaginer ce qui leur plairait le plus entre un séminaire dans le sud de la France en hôtel de luxe, ou un séjour au vert dans un hôtel de charme et loin de tout ou encore un voyage historique au sein d’un château de la région parisienne. Tous ont leurs propres particularités et répondent à des attentes et critères bien précis.

Le choix d’un lieu original

Orientez désormais vos choix vers un lieu adapté et inédit ! Un hôtel situé en pleine nature vous offrira un contexte favorable à la réflexion et un bon environnement de travail parfaitement adapté aux séminaires pro. Dans le cas d’un séminaire de motivation, orientez-vous plutôt vers des lieux plus festifs et événementiels proches ou dans la ville. Choisissez des soirées animées et dénichez des lieux insolites et dépaysants avec vue sur la mer etc.

Peaufiner votre programme

Pour que votre séminaire pro soir réussi, il va vous falloir trouver le juste milieu entre les temps libres, les réunions de travail et les activités de groupe…

• Les temps consacrés au travail

Listez d’abord la totalité des sujets que vous aurez à aborder durant cet événement et la manière dont vous voulez le faire. Est-ce que ce sera au travers d’ateliers, de discours ou de travaux ludiques? Vous n’aurez ensuite plus qu’à attribuer une certaine durée de traitement pour chacun de ces points.

• Les temps dédiés à la fête et aux activités

Bien entendu, il y aura aussi des plages horaires réservées aux activités centrées autour d’une ou plusieurs thématiques communes. Il s‘agit donc non seulement des team buildings mais aussi des animations de repas ou de buffet ainsi que de soirées. C’est l’occasion pour les équipes de se retrouver et de se rapprocher. Ces petits moments sont vitaux pour favoriser les échanges informels qui à leur tour auront des retombées bénéfiques sur l’atmosphère générale et ce, sur le long terme.

Dynamiser le programme avec des animations

Bien que chaque temps de réunion doive être rendu le plus participatif et impliquant possible à l’aide de nombreux outils, il faut également créer des moments de pause durant lesquels l’équipe pourra s’amuser. Ainsi, tout le monde emmagasinera mieux les messages suivants.

De jour ou de nuit, les animations sont le vecteur de la convivialité. Elles permettent de marquer les esprits et de faire évacuer les tensions des collaborateurs. Il faut donc pouvoir organiser de bonnes animations au bon moment. Se rassembler autour de différents jeux fédère et développe la communication. Les jeux participatifs comme le casino des vins, les blind-tests ou la création de cocktails en équipes sont des bonnes idées pour un début de soirée. Vous pouvez aussi faire intervenir des artistes en charge de divertir les participants comme des comédiens, des magiciens etc. Selon l’aisance de chacun avec les nouvelles technologies, vous pouvez orienter les activités sur des animations de réalité virtuelle collaboratives qui sont souvent très immersives.

Réconforter et apaiser les esprits avec de la nourriture et des boissons

S’il y a bien un élément sur lequel il ne faut pas lésiner, c’est le ravitaillement ! En effet, pendant un séminaire professionnel, on s’attend souvent à tout retrouver sur place et à ne manquer de rien… Prévoyez donc un budget conséquent de nourriture et surtout de boissons, alcoolisées ou non, pour éviter que quelqu’un ne tourne de l’œil ou tombe en panne sèche. Pensez à commander del’eau plate et gazeuse ainsi que quelques bières, de cidre et bouteilles de vin rouge pour les repas festifs du soir.

Gardez une certaine flexibilité

Même si vous organisez tout comme il se doit et que rien n’est laissé au hasard, il y a toujours une part d’incertitude dans ce genre de projets. Acceptez l’imprévu s’il se présente et apprenez à gérer vos émotions quoiqu’il arrive. Anticiper, adaptez-vous et faites preuve d’optimisme ! C’est peut être finalement en ça que réside le point le plus important…